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Der Zweck eines Software-Audits besteht darin, die Qualität, den Fortschritt oder die Einhaltung von Softwareplänen, Standards und Vorschriften zu überprüfen, entweder durch interne Teams oder durch unabhängige Prüfer. Es gibt viele Gründe, ein Software-Audit durchzuführen, einschließlich der Verfolgung und Berichterstattung über die Softwarenutzung, einschließlich Häufigkeit und wer sie verwendet; Überprüfung der Einhaltung der Lizenzanforderungen; Überwachung der Qualitätssicherung (QA); Einhaltung von Industriestandards; und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Die unabhängige Überprüfung von Programmen anhand von Entwicklungsplänen, Industriestandards, Best Practices und Rechtspraxis wird in der Regel von externen Prüfern und Gruppen durchgeführt. Compliance-Audits können sowohl Standards als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften überprüfen. Bei kritischen Infrastrukturen und Schlüsselressourcen sind solche Prüfungen besonders wichtig. Ein Software-Audit bewertet, ob ein Softwareprodukt oder -prozess den Regeln, Standards und Verfahren entspricht, anstatt sich auf die technische Qualität der Software zu konzentrieren.
Die interne Revision kann einer Organisation helfen, ihre Effizienz zu verbessern, indem sie die Anzahl inaktiver oder abgelaufener Lizenzen reduziert und Probleme identifiziert, bevor sie zu Lizenzierungs- oder Regulierungsproblemen werden. Eine externe Überprüfung oder Überprüfung durch Dritte konzentriert sich in der Regel auf Software, die außerhalb der lizenzierten Rechte verwendet wird, und kann dabei helfen, Compliance-Lücken zu identifizieren. Aufgrund dieser unterschiedlichen Prioritäten muss das Unternehmen ein internes Audit durchführen, bevor es ein externes Audit durchführt.
Ein Software-Audit kann durchgeführt werden, wenn eine Organisation glaubt, dass sie möglicherweise gegen ihre Benutzervereinbarung verstoßen hat. Dies ist notwendig, um die Einhaltung der Lizenzbedingungen zu überprüfen, die Qualität zu beurteilen und die Relevanz von Lizenzen sicherzustellen. Es ist auch eine wichtige Gelegenheit festzustellen, ob ihre Industriestandards noch eingehalten werden. Darüber hinaus helfen solche Überprüfungen dabei, ungenutzte Tools mit aktuellen Lizenzen zu identifizieren, und das Löschen kann dazu beitragen, Ressourcen für das Unternehmen zu sparen. Abschließend dient ein Software-Audit der Überprüfung auf mangelnde Sichtbarkeit oder Prozessengpässe für die untersuchte Software.
Es ist eine gute Idee, frühzeitig ein Team auszuwählen, das Audits durchführt, wenn und wann sie auftreten. Das Team kann intern oder extern sein und seine Mitglieder können ihre Erfahrung nutzen, um einen reibungslosen Prüfungsprozess zu gewährleisten.
Führen Sie die geltenden Richtlinien und Verfahren, die von der Organisation verwendeten Geräte, Software und Lizenzen sowie die Titeldokumente auf.
Im nächsten Schritt werden die Ergebnisse des Software-Audits durch eine Gruppe von Top-Managern und externen Spezialisten überprüft.
Mit dem Software-Asset-Management-Tool können Unternehmen Lizenzengpässe einfacher finden und beheben sowie alte ungenutzte Lizenzen entdecken.
Bevor ein Audit beginnt, sendet der Softwareanbieter eine Benachrichtigung an die Organisation, in der der Prozess detailliert beschrieben wird. Das Schreiben sollte Informationen enthalten, z. B. was im Rahmen des Audits angefordert wird, sowie die Frist für die Antwort der Organisation. Zur Umsetzung dieses Vorhabens empfiehlt es sich, ein Team aus Mitarbeitern der IT-Abteilungen, der Rechtsabteilung und der Softwarebeschaffung zusammenzustellen. Darüber hinaus sollte die Rechtsabteilung alle für den Fall relevanten Dokumente, wie z. B. eine Endbenutzer-Lizenzvereinbarung, prüfen. Auch die Zuweisung eines Ansprechpartners für die Prüfer kann dazu beitragen, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Darüber hinaus, um die Vertraulichkeit und den Schutz vor unbefugter Offenlegung von Informationen zwischen Auditoren, dem Lieferanten und der Organisation, die das Audit durchführt, sicherzustellen; eine Geheimhaltungsvereinbarung sollte in Ordnung sein. Schließlich müssen zusätzliche Schritte unternommen werden, wie z. B. die Festlegung des Umfangs des Audits, der die im Prozess enthaltenen Bereiche und verwendeten Produkte umfassen sollte.
Es ist wichtig, dass sich die Organisation und die beauftragten Prüfer zu Beginn des Software-Audits treffen, um jeden Schritt zu besprechen. Das Kick-off-Meeting sollte auch Themen wie Zeitpunkt und Umfang der Prüfung behandeln. Prüfer beginnen mit der Erfassung von Daten zum Prüfungsumfang, z. B. Hardwaregeräte, Anwendungslisten, Softwarelizenzen und Lizenzbestätigungen. Der Prüfer sollte darüber informiert werden, wie lange es dauern wird, das Tool oder Szenario zu testen, wenn es getestet werden muss.
Nachdem die Prüfer das Audit durchgeführt und die Registrare Maßnahmen und Empfehlungen notiert haben, vereinbaren die Prüfer mit der geprüften Stelle ein Software-Audit-Review-Meeting. In der Prüfungsberichtssitzung werden die Ergebnisse der Prüfung besprochen und mögliche Probleme angesprochen. Auditoren teilen ihre Ergebnisse mit, damit sich die Organisation verbessern kann. Die Organisation kann sich auch mit ihren vertraglich vereinbarten Softwareanbietern treffen, um zu besprechen, wie sie Fehler beheben kann.
Fordern Sie eine unabhängige Überprüfung eines Softwareprodukts, Softwareprozesses oder einer Reihe von Softwareprozessen an, um die Einhaltung von Spezifikationen, Standards, vertraglichen Vereinbarungen oder anderen Kriterien zu bewerten.
